Junior офис-менеджер / Административный ассистент
Средняя российская организация, ведущая проекты для государственного сектора и коммерческих клиентов. Команда считает прозрачность процессов и технологичность основой эффективности. В офисе поддерживается культура наставничества: каждый junior получает персонального куратора. Возможен гибридный график — часть задач выполняется дистанционно после периода адаптации.
Обязанности
– Принимать, регистрировать и отправлять корреспонденцию через курьерские платформы и почтовые службы.
– Следить за корректностью входящих и исходящих документов, вести электронные журналы.
– Оформлять и выдавать временные и постоянные пропуска сотрудникам, подрядчикам, гостям.
– Поддерживать связь с поставщиками услуг (канцелярия, курьерские компании, сервисы доставки), контролировать сроки и качество.
– Организовывать бесперебойную работу офисной инфраструктуры: бронирование переговорных, заказ воды и расходных материалов.
– Вести первичные отчёты по затратам на хозяйственные нужды, согласовывать счета в системе электронного документооборота.
– Подготавливать внутренние уведомления, инструкции и краткие справки для сотрудников.
Требования
– Законченное или неоконченное высшее образование (желательно экономика, управление, лингвистика).
– Уверенное владение MS Office или LibreOffice, базовые навыки работы с Google Workspace.
– Опыт взаимодействия с курьерскими приложениями и онлайн-сервисами доставки будет плюсом.
– Грамотная устная и письменная речь на русском языке.
– Аккуратность, внимание к деталям, умение соблюдать сроки.
– Стрессоустойчивость и вежливость при общении с посетителями и коллегами.
– Готовность освоить базы данных и CRM-системы на уровне пользователя.
Карьера и развитие
– Наставничество от опытного офис-координатора.
– Чёткий план роста до офис-менеджера уровня middle за 12-18 месяцев при выполнении KPI.
– Доступ к внутренним обучающим курсам по делопроизводству, тайм-менеджменту, коммуникациям.
Ключевые навыки, которые вы прокачаете
– Системный документооборот.
– Дистрибуция посылок и корреспонденции.
– Работа с поставщиками и подрядчиками.
– Управление офисными сервисами и ресурсами.
– Организация административных процессов в гибридной среде.